O Programa de Gestão Documental do Governo do Estado do Espírito Santo (Proged) realiza, até o dia 05 de dezembro, uma consulta pública para a atualização da Tabela de Temporalidade, instrumento que estabelece os prazos e exigências para a eliminação de documentos, das atividades-meio do Executivo Estadual. A consulta é voltada aos servidores e à sociedade em geral para que possam colaborar com as definições finais da Tabela. O formulário pode ser acessado em: https://ape.es.gov.br/consulta-publica.

Para a efetivação das ações foi instituído um Grupo de Trabalho formado por arquivistas e bibliotecários de diferentes órgãos do Governo do Estado, assim como representantes do Departamento de Arquivologia da Universidade Federal do Espírito Santo (Ufes). A equipe percorreu as Secretarias e órgãos estaduais a fim de identificar as funções, subfunções e tipologias documentais inerentes às atividades administrativas das instituições. Nos locais foram realizadas reuniões para subsidiar a identificação das classes, prazos de guarda e destinação dos documentos.

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A arquivista do Arquivo Público do Estado do Espírito Santo (Apees), Viviane Vieira Vasconcelos, explica que a abertura da consulta pública tem o objetivo de ampliar a participação para os demais interessados e contribuir para que a Tabela de Temporalidade-Meio atenda às necessidades de seus produtores. “Pretende-se com esse processo colaborar para a transparência e promover a participação da população que poderá, dessa forma, auxiliar na elaboração das ferramentas propostas”, destaca.

Gestão Documental

A Lei Federal nº 8.159, de 08 de agosto de 1991, considera como gestão documental: “O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou ao recolhimento permanente”. Ao Estado compete definir os critérios de organização e vinculação de seus arquivos, bem como a administração e o acesso aos documentos, respeitando-se as especificidades de cada setor gerador.

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